プライバシーポリシー

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お客さま・株主さまの情報の取扱いについて -株式会社プレナス-

この度当社では、IT社会における個人情報保護の重要性を認識し、お客さま・株主さま等の情報の取扱いについての方針を以下の通り定めましたので、ご案内いたします。当社はこの方針に基づき、お客さま・株主さま等の情報の適正な保護に努めてまいりますので、ご理解・ご協力の程、お願い申し上げます。

1.情報の保護についての考え方

  1. 当社は、「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます)、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」といいます)をはじめとする関係法令及び国が定める指針その他の規範を遵守し、個人情報や、特定個人情報及び個人番号(以下特定個人情報及び個人番号を総称して「特定個人情報等」といいます)を適切に取扱います。また、適宜取扱いの改善に努めます。
  2. 当社は、個人情報及び特定個人情報等の取扱いに関する規程を明確に規定し、従業者に周知徹底します。また、取引先等に対しても適切に取扱うように要請します。
  3. 当社は、個人情報及び特定個人情報等の収集に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的に従って個人情報及び特定個人情報等を取扱います。なお、関連性を有すると合理的に認められる範囲内において利用目的を変更する場合は、当該情報主に対し変更した利用目的を通知し、または公表します。
  4. 当社は、個人情報及び特定個人情報等の漏洩・紛失・改ざん等を防止するために必要な対策を講じて適切な管理を行います。
  5. 当社は、お客さまや株主さま等の要配慮個人情報(人種・信条・社会的身分・病歴・犯罪の経歴・犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する情報)については、法令等に基づく場合やあらかじめご本人の同意がある場合等を除き、取得いたしません。
  6. 当社は、業務を円滑に進めるため、業務委託先に業務の一部を委託することがあります。その場合当社は、業務委託先との間で取扱いに関する契約を結ぶ等、業務委託先においても安全な情報管理が図られるよう適切な監督を行います。
  7. 当社は、保有する個人情報及び特定個人情報等について、ご本人からの開示・訂正・削除・利用停止・消去・第三者提供停止の依頼を所定の窓口でお受けして、誠意をもって対応します。
  8. 当社は、法人等のお客さま等の情報につきましても、利用目的・情報の公知性等を考慮し、関係法令に準拠して上記に準じ適切に取扱います。

2.お客さま情報について

1.利用目的

当社は、当社の業務を行うにあたり、各種申込みの受付時等に、お客さまの氏名・住所・電話番号・メールアドレス等の情報(以下「お客さま情報」といいます)を取得することがありますが、これらの情報はお客さまへの商品の発送、同意頂いた場合の商品サービスのご案内、当社内部で利用する統計資料等の作成の目的に利用させていただきます。

2.第三者への開示・提供

当社は、「1.利用目的」に記載した場合および以下のいずれかに該当する場合を除き、お客さま情報を第三者へ開示または提供しません。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. 利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合
  3. 当社グループ会社に提供(共同利用における管理責任者は当社となります)する場合
  4. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
  5. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
  6. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
  7. 国または地方公共団体等が公的な事務を実施する上で、協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

3.開示

当社が保有するお客さま情報に関して、お客さまご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人(または代理人)であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で回答します。

4.訂正等

当社が保有するお客さま情報に関して、お客さまご自身の情報の内容について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人 (または代理人)であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報内容を訂正、追加または削除します。

5.利用停止・消去 ・第三者提供停止

当社が保有するお客さま情報に関して、お客さまご自身の情報の利用停止・消去または第三者提供停止をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人(または代理人)であることを確認した上で、合理的な期間及び範囲で利用停止・消去または第三者提供停止を行います。

これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望にそったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
(なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合がございます。)

6.開示等の受付方法・窓口

当社が保有する、お客さま情報に関する以下の開示等のお申し出及び当社のお客さま情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下の方法にて受け付けいたします。
なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、あらかじめご了承ください。

(1)開示等の内容
  1. 利用目的の通知(有料)
  2. 開示(有料)
  3. 内容の訂正、追加または削除
  4. 利用の停止または消去
  5. 第三者への提供の停止
(2)受付等について
  1. 受付連絡先
    電話での受付はお客さま情報を有している部署にてご対応致しますが、お客さまがその部署の電話連絡先をご存知ない場合は、下記の代表受付窓口までご連絡下さい。郵送での受付は下記の連絡先にて行います。
  2. 受付手続・御回答
    ご本人(または代理人)であることの確認をしたうえで、書面交付の方法またはお客さま及び当社が適当と認めた方法で回答します。お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。また、回答までに日数を要することがありますのであらかじめご了承ください。
  3. その他
    *書面での回答については、当社所定の手数料をお支払いいただきます。
    *受付手続きについての詳細は、お申し出いただいた際にご案内申し上げます。
    *ご本人からお申込みの場合は、ご本人であることを以下の方法等で確認いたします。
    ○氏名・住所・電話番号等の当社ご登録情報の確認
    ○当社ご登録電話番号へ折り返しお電話させていただくこと
    ○運転免許証・健康保険証・パスポート等の証明書類

    また、代理人からお申込みの場合は、本人からの委任状及び委任状に押印された印鑑の印鑑証明書、ご本人への電話等により確認させていただきます。
(3)受付窓口

電話の場合
092-452-3600
受付時間:9時30分〜17時00分(平日[土日祝日除く])

郵送の場合
〒812-8580 福岡市博多区上牟田1丁目19番21号
株式会社プレナス 「お客さま情報受付」係

お願い
ご本人確認の確実な実施のため、お電話でお問合せいただいた場合、ご本人しか知りえない情報を確認させていただく場合があります。

3.株主さまの情報について

1.取扱いの考え方

当社は、株主さまの円滑な権利行使及び商法等関係法令の定める業務遂行のため、株主さまの氏名・住所・届出印・電話番号等の情報(以下「株主さま情報」といいます。)をご提出いただき、利用させていただいております。これらの株主さま情報につきましても、上記と同様の考え方に基づき、個人情報保護法・番号法・商法その他の関係法令を遵守し適正に取扱います。

2.利用目的

当社は、株主さま情報を以下の目的に利用させていただきます。

  1. 商法その他の関係法令に基づく株主さま等の権利行使への対応及び当社の義務履行
  2. 株主権行使の参考としていただくための、当社及び当社グループの事業活動に関する情報提供
  3. その他上記1.及び2.に附帯または関連するデータ集積及び統計処理

3.開示、訂正その他のお問合せ

株主さま情報に関する各種のお問合せにつきましては、当社の株主名簿管理人であるみずほ信託銀行の本店及び全国各支店にてお受けいたしておりますので、以下の連絡先までお申し出ください。(なお、関係法令に基づきご提出いただいた株主さま情報の削除のお申し出には応じられない場合があります。また、お申し出内容によっては、変更届等の書面をご提出いただく必要がありますので、あらかじめご了承ください。)

〒168-8507 東京都杉並区和泉2丁目8番4号
フリーダイヤル 0120-288-324
みずほ信託銀行株式会社 証券代行部

4.特定個人情報等の取扱いについて

1.利用目的

当社は、特定個人情報等について、以下01.02.の利用目的で利用します。

  1. 役職員(扶養家族を含む)に係る個人番号関係事務※下記に関連する事務を含む
     源泉徴収関連事務等
     扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等
     給与支払報告書作成事務等
     給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
     特別徴収への切替申請書作成事務等
     退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
     退職所得に関する申告書作成事務等
     財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
     健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
     国民年金第三号届出事務等
     健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等
     雇用保険、労災保険届出事務等
     雇用保険、労災保険申請・請求事務等
     雇用保険、労災保険証明書作成事務等
     持株会に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務
     ストックオプション制度に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務等
  2. 役職員以外の個人に係る個人番号関係事務※下記に関連する事務を含む
     報酬・料金等の支払調書作成事務
     配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
     不動産の使用料等の支払調書作成事務
     不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
    その他法令上許容される範囲で上記に関連する業務に利用するため

2.ご質問等の窓口

当社における特定個人情報等の取扱いに関するご質問やご苦情に関しては、下記の窓口までご連絡ください。(利用目的別で窓口となる部署が異なりますので、ご注意ください。)

利用目的01.の受付窓口
 〒812-8580 福岡市博多区上牟田1丁目19番21号
 株式会社プレナス 人事部人事課
 TEL 092-452-3605
 受付時間:9時30分〜17時00分(平日[土日祝日除く])
利用目的02.の受付窓口
 〒812-8580 福岡市博多区上牟田1丁目19番21号
 株式会社プレナス 総務部総務一課
 TEL 092-452-3625
 受付時間:9時30分〜17時00分(平日[土日祝日除く])

5.匿名加工情報の取扱いについて

1.匿名加工情報の作成時の公表

当社は、匿名加工情報を作成した場合は、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」等の定めに従い、当該匿名加工情報に含まれる「個人に関する情報の項目」を公表します。

2.匿名加工情報の第三者提供

当社は、匿名加工情報(当社が作成したもの及び第三者から提供を受けたものを含みます。以下別段の定めがない限り同様とします。)を第三者に提供する場合は、「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」等の定めに従い、あらかじめ第三者に提供される匿名加工情報に含まれる「個人に関する情報の項目」及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示します。

3.識別行為の禁止

当社は、匿名加工情報を作成して自ら当該匿名加工情報を取扱うにあたっては、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該匿名加工情報を他の情報と照合しないものとします。

4.ご質問等の窓口

当社における匿名加工情報等の取扱いに関するご質問やご苦情に関しては、下記の窓口までご連絡ください。
 〒812-8580 福岡市博多区上牟田1丁目19番21号
 株式会社プレナス 総務部総務一課
 TEL 092-452-3625
 受付時間:9時30分〜17時00分(平日[土日祝日除く])

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